SORUMLULUKLAR

Çalışanların Sorumlulukları

Çalışanlar, görevlerini yerine getirirken aşağıdaki etik sorumlulukları taşır:

Tüm faaliyetlerinde yürürlükteki yasa ve düzenlemelere uygun davranmak,
İş Etiği Kurallarını okumak, içeriğinde yer alan ilke, kural ve değerleri anlamak, benimsemek ve uygulamak,
Şirket bünyesinde geçerli olan genel ve görevine özel politika ile prosedürleri öğrenmek ve bunlara uymak,
Kendisi veya diğer çalışanlarla ilgili olası ihlaller konusunda yöneticisine veya Etik Kurulu’na danışmak,
Gerçekleşmiş veya olası ihlalleri gecikmeden bildirmek, bu bildirimleri isimli veya isimsiz olarak, yöneticisine, Etik Hattına (etik@emta.com.tr, Web sitesinde yer alan Online Etik Formu veya Etik Telefon Hattı) ya da İnsan Kaynakları birimine yazılı veya sözlü şekilde iletmekle sorumludur.

Yöneticilerin Sorumlulukları

Yöneticiler, şirket içinde etik değerlere dayalı, güvenilir ve adil bir çalışma kültürünün yerleşmesini ve korunmasını sağlamakla yükümlüdür. Bu kapsamda:

Etik ilke ve kuralların benimsendiği bir kurum kültürü oluşturmak ve bu kültürün sürekliliğini güvence altına almak,
Davranışlarıyla örnek olarak, etik değerlere uygun tutum ve kararlarıyla çalışanlarına rehberlik etmek,
Çalışanlarını etik kurallar konusunda bilgilendirmek, farkındalıklarını artırmak ve gerektiğinde eğitimlerle desteklemek,
Çalışanların etik konulardaki soru, görüş ve bildirimlerini güvenli bir şekilde paylaşmalarını teşvik etmek,
Kendisine iletilen etik bildirim ve şikâyetleri titizlikle değerlendirmek, yönlendirme ve çözüm süreçlerinde aktif rol almak,
Sorumluluğu altındaki iş süreçlerini etik riskleri minimize edecek biçimde düzenlemek ve bu doğrultuda gerekli yöntemleri uygulamakla sorumludur.

Etik Kurulu Sekretaryası Sorumlulukları

Şirket çalışanlarına etik konularda rehberlik etmek, gerekli durumlarda danışmanlık sağlamak ve etik davranış kültürünün yerleşmesine katkıda bulunmaktan,
Kendisinden görüş istendiğinde, uygun davranış biçimleri konusunda yol göstermek, kendisine iletilen veya etik hattı (etik@emta.com.tr, Web sitesinde yer alan Online Etik Formu veya Etik Telefon Hattı ) üzerinden bildirilen ihlallerin çözümüne katkı sağlamak ve çözülemeyen durumları Etik Kurulu’na yönlendirmekten,
Etik konulara ilişkin bildirimlerin, değerlendirmelerin ve alınan kararların takibini yapmak, gerekli durumlarda bu bilgileri Etik Kurulu’na raporlamaktan,
Gerektiğinde şirket içinde yürütülen etik soruşturmalarda temas noktası olarak görev yapmak ve sürecin gizlilik esaslarına uygun şekilde yürütülmesini sağlamaktan,
EMTA İş Etiği Kurallarının uygulama etkinliğini izlemek, sistemin geliştirilmesine yönelik öneriler sunmak ve ilgili bölümlere destek olmaktan,
Davranışlarıyla etik değerlere örnek olmak, karar ve tutumlarıyla kurumsal etik kültürün sürdürülmesine katkı sağlamaktan,
Çalışanların etik konularda bilinçlenmesini sağlamak, eğitim ve bilgilendirme süreçlerinde aktif rol almaktan,
Çalışanların etik konulara ilişkin soru, şikâyet veya bildirimlerini güvenli biçimde iletebilmeleri için uygun ortamın oluşturulmasını ve sürdürülmesini sağlamaktan sorumludur.

Etik Kurulunun Sorumlulukları

Etik Kurul, ilan edilmiş İş Etiği Kuralları kapsamında şirket genelinde etik ilkelerin doğru ve tutarlı şekilde uygulanmasını güvence altına alır.

Kurul, etik ihlal iddialarını ve bildirimleri değerlendirir, gerekli inceleme ve soruşturmaları yürütür.

Etik Kurul;

Etik kuralların veya şirket politikalarının ihlal edildiğine dair şikâyet ve ihbarları objektif biçimde inceler ve gerekli soruşturma süreçlerini yürütür.
Soruşturma sonuçlarını ilgili yönetim kademelerine veya gerekli mercilere raporlar ve alınacak aksiyonlara ilişkin önerilerde bulunur.
Etik kuralların uygulanması ve geliştirilmesine yönelik görüş, değerlendirme ve öneriler sunar.
Kendisine yapılan danışma amaçlı başvurulara yönlendirici ve açıklayıcı şekilde cevap verir.
Tüm etik bildirim ve şikâyet süreçlerinde gizliliği korur ve bildirimde bulunan kişilerin haklarını güvence altına alır.
Bildirimlerin zamanında, adil, tutarlı ve duyarlı bir biçimde soruşturulmasını sağlar ve ihlaller sonucunda gerekli aksiyonların kararlılıkla alınmasını temin eder.

Bu kapsamda, etik süreçlerin şeffaf, tarafsız ve güvenilir biçimde yürütülmesinden sorumludur.

Etik Kurul çalışmalarını aşağıda belirlenen ilkeler çerçevesinde yürütür:

Etik Kurul’a veya ilgili birimlere ulaşan tüm bildirim ve şikâyetler gizlilik esasına göre değerlendirilir.
Bildirim veya şikâyette bulunan kişilerin kimlik bilgileri gizli tutulur ve bu kişilerin iş güvenliği korunur.
Soruşturmalar, mümkün olan en yüksek gizlilik seviyesinde yürütülür.
Hukuk Bölümü, soruşturma sürecinde ilgili bilgi, belge ve delillere doğrudan erişim yetkisine sahiptir.
Elde edilen bilgi ve belgeler yalnızca soruşturma konusu ile sınırlı olarak incelenir ve başka amaçlarla kullanılamaz.
Hukuk Bölümü, gelen bildirimleri ivedilikle ele alır ve süreci tarafsız, adil ve hızlı bir biçimde sonuçlandırır.
Soruşturma tamamlandığında, elde edilen bulgular doğrultusunda vaka raporu hazırlanır ve kayıt altına alınır.
Hazırlanan rapor, değerlendirilmek üzere Etik Kurul’a sunulur.
Etik Kurul, raporu inceleyerek gerekli karar ve aksiyonları belirler; alınan kararlar derhal uygulamaya konur.
Süreç sonunda, ilgili bölümler ve yetkili merciler bilgilendirilir.
Etik Kurul, gerekli gördüğü durumlarda uzman görüşüne başvurabilir ve soruşturmanın gizliliğini koruyacak önlemler çerçevesinde uzmanlardan destek alabilir.